一、政策依据
财政部、教育部、总参谋部《高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助办法》（财教[2013]236号）。
二、适用对象
高校学生服义务兵役的申请国家资助，包括：应届毕业生（从2009年开始实施）、在校生（从2011年开始实施）、往届毕业生（从2013年开始实施）、退役复学学生（从2011年开始实施），退役入学学生（从2011年开始实施），直招士官学生（从2015年开始实施）。
学生应为全日制普通高校学籍学生，含符合资助条件当年没有报送而在以后年度补报的学生，但当年开始实施的政策不追溯到以前年度学生。根据文件规定，学生申请资助必须在预征报名网上报名，通过网上申请资助。
三、政策宣传
预征报名时，联合学校征兵部门宣传服义务兵役学生学费资助政策，指导学生熟悉预征报名的要求、申请流程，提醒学生及时进行网上报名。（网报时间：男兵：大致为每年的4月初—8月初；女兵：大致为每年6月底—8月初，详见平台提示）。
1.将《学生服义务兵役国家资助申请流程》放到学校资助网页，提醒学生注意查看流程；
2.向已经预征报名的学生每人发放1份《学生服义务兵役国家资助申请流程》，方便学生申请；
四、网上审核信息
在学生网上报名之后，学校资助部门应定期及时审核预征系统中的信息与入伍学生实际信息是否一致，如预征系统中信息与实际学籍信息不相符，应协助学生提请学校学籍管理部门修改。（与网报时间大致同步）
五、审核《申请表》
与学校财务部门进行衔接，指导预征报名学生到财务部门审核《申请表》学费信息，加盖财务部门公章；然后到学校资助部门审核资助信息，资助部门审核时，资助方式只能选择一种方式，在同意补偿或同意代偿对应栏填写审核意见并加盖资助部门公章，将学生上交的两份《申请表》1份留存，1份返还学生。审核申请表时注意，学生申请表上联系方式不全、没有固定联系方式、家长联系方式的，要学生补齐联系方式，以方便资金到学校后联系资金拨付工作。审核完后提醒学生拿到入伍通知书后务必于9月30日前将申请材料寄回学校。如学生入伍无法办理，一定要向家长说明政策和程序，提请家长按时办理。如学生因自身原因未按时上报申请材料，导致延迟或无法申请资助，责任由学生本人自行承担。
其中：服义务兵役学生需要上交《申请表》原件1份和入伍通知书（或入伍批准书）复印件1份（如入伍通知书、入伍批准书未发放，需要县级征兵办出具单独入伍证明）；退役复学学生需要上交《高校学生退役复学学费减免申请表》1份原件、退役证复印件1份、复学证明复印件1份。
六、收集申请材料
9月30日前，完成当年所有申请材料收集工作，在材料收集过程中，如发现学生申报材料有缺漏或错误，应该及时联系学生或家长补充。其中，9月25日左右，主动联系在网上进行了预征报名但没有寄回《申请表》（入伍后加盖了征兵部门公章的1份）的学生或家长，核实是否已入伍漏报，如属于漏报，提请家长尽快报送。同时，与学校征兵管理部门联系，核实有无已入伍但未报送申请材料的学生，提醒尽快报送。
七、复核信息
10月10日前，对收到的学生《申请表》进行复核，包括符合学生学籍资料、学历情况等资料（已读时间、毕业信息是否准确），将符合资助条件的学生材料报请学校领导审定后，在《申请表》加盖学校公章。
在复核学生信息时，除复核学生申请表中的各项信息，还应重点将学生与以前年度已上报并获得资助的学生进行比对，避免重复报送。
八、审核汇总
10月15日前，根据省学生资助管理中心通知，审核汇总学生材料（见附件《审核要点》），填报有关汇总表格，统一报送省学生资助管理中心审核。其中学生明细包括：
（一）高校在校生服义务兵役：《申请表》1份、入伍通知书或入伍批准书复印件1份、武汉市交通银行卡复印件1份；
（二）高校应（往）届毕业生服义务兵役：《申请表》1份、入伍通知书或入伍批准书复印件1份、武汉市交通银行卡复印件1份；
（三）退役复学：《申请表》1份、退役证复印件1份、复学证明1份。
（四）直招士官：《直招士官申请表》1份、入伍通知书或入伍批准书复印件1份、武汉市交通银行卡复印件1份。
上述材料学校收齐后，全部复印1份留存学校备查，原件上报省学生资助管理中心。
九、审核确认
11月10日前，省学生资助管理中心将审核通过学生信息返回给学校，由学校对学生资助信息真实性、准确性进行最后确认。
十、资金发放和回收
省学生资助管理中心审核完成后报请省教育厅、省财政厅按程序拨付资金，同时向教育部报告资金使用情况。省级财政部门将力争在12月份将符合资助条件学生申报资助资金拨付到学校，待资金拨付到学校后，学校要核对申请学生及资金情况，并对学生申请资料进行终审，终审无误后及时联系学生或家长，将资助资金发放给申请学生（考虑到资金结转应不晚于第二年3月底），保存好资金发放打卡记录或签领手续。对于办理了国家助学贷款或生源地信用助学贷款的学生，在发放资金的同时，提醒学生及时还款。
对于被部队退兵并被取消受助资格的学生，如果资助资金已发放的，要予以收回；资金未发放的，应停止申报或发放。因回收或停发导致的资金结余情况，要及时报省学生资助管理中心，统一处理。
十一、档案管理
资金发放完成后，按年将学生申请资料、上报资料、下发资料及文件、资金发放情况等资料整理归档备查；相关资料如有必要，要进行扫描、刻盘留存。
十二、疑问咨询
征兵系统网上填报有关问题可直接与学信网客服热线联系（010-82199588）。
政策咨询有关问题可以与湖北省学生资助管理中心联系，咨询电话（027-87312475）
十三、责任归属
根据财政部、教育部、总参谋部《高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助办法》（财教[2013]236号）文件精神，服兵役国家资助审核责任主要是学校，学校要对上报材料真实性、准确性负责。
十四、服兵役国家资助工作重要时间节点（退役复学除外）：
服义务兵役国家资助工作时间跨度较长，每个程序都有固定的时间期限规定，一旦错过报名或报送规定时间，就只能在下一年度补报，因此，请通知学生牢记以下时间节点，并在规定的时间内完成相应步骤的工作。从2015年开始，凡属于未按规定时间报送学生进行补报的（即2014年入伍学生没有申请而在2015年补报申请的），学生或家长需要书面说明原因，理由不充分的不得补报。
1．网上报名时间:
男兵：大致为每年的4月初—8月初，详见征兵平台提示
女兵：大致为每年6月底—8月初，详见征兵平台提示
2．到县级征兵办实地征兵：7月30日前
3．学生申请表上报学校最终时间：9月30日前
4．学校汇总材料上报教育厅时间：10月15日前
5．预计资金拨付到校时间：12月份
（以上时间如因特殊情况有变化，将另行通知）
此流程为试行程序，如在执行中遇到问题，可直接与省学生资助管理中心联系。
十五、退役士兵
退役士兵国家资助工作一般为每年9-10月，具体要求学校另行通知。