第一章 总则
第一条 学生档案工作是做好学生工作的重要基础工作之一，是学生管理工作的重要组成部分。为了规范学生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等相关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的学生档案是指普通全日制在籍本专科学生的个人档案，内容包括学生在各个学习阶段中的学籍、成绩、考核、毕业等各种登记表，党、团组织材料，奖惩材料等。学生档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统，以便有效地开发利用。
第三条 武汉商学院学生档案管理工作实施校、院系二级管理体系，学生工作部（处）是学校学生档案管理的职能部门，学生工作部（处）制定管理办法并统一组织实施管理。各院系具体管理本院系学生档案，接受学生工作部（处）的业务指导和归档。
第四条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。各院系对学生档案管理工作要高度重视，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，并做到明确到人、落实责任、严格程序，做好该项工作。
第二章 学生档案归档内容
第五条 学生档案归档内容应包含以下内容：
一、高考录取档案包含:高中毕业生登记表、原高中学生档案材料、入团（党）材料等；
二、武汉商学院新生入学登记表；
三、武汉商学院学生学期评语鉴定表；
四、学生学籍变动材料：包括学生休学、退学、复学等的有关申请材料及文件；
五、学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等）；处分为警告以上（含警告）；
六、学生在校期间党团籍材料：包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等；
七、武汉商学院学籍卡片；
八、毕业生档案材料：包括高校毕业生登记表、学生成绩表、学生毕业论文（毕业设计）、毕业生就业报到证白联等；
九、其它经学校审定认为有必要归档的材料。
第三章 学生档案管理要求
第六条 归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
第七条 凡按规定应由个人填写的归档材料，必须由本人如实填写。在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得未经批准擅自更改姓名。
第八条 档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。
第四章 学生档案归档时间
第九条 新生入学后，院系负责将新生高考档案收齐整理，并归入学校统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行资格审核、整理、编号。新生档案的建档工作自新生入学之日起一学期内完成。
第十条 学生在校期间各级奖惩材料均应填写奖惩登记表及相关材料，于文件下发之日起一个月内归入学校文书档案及学生个人档案。
第十一条 学生入团材料，于学校团委批准之日起一个月内由各院系归入学生本人档案；学生入党材料由各院系保管，在学生毕业前归入学生个人档案。
第十二条 高校毕业生登记表、学籍卡片、学生学期评语鉴定表、学生成绩表、学生毕业论文、毕业生就业报到证白联等毕业生档案材料按照学校要求于6月下旬归入学生个人档案。
第十三条 其他各类材料要及时收集，及时归档。
第五章 学生档案查阅原则
第十四条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：
一、各院系只能查阅本院系的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由院系党总支书记签字，并加盖所在院系公章方可查阅；外单位人员（特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、院系介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。
二、查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可拍摄复制。
三、学生档案，一般不得借出，若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。
四、查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、抽取或撤换档案材料。
五、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
六、依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。
七、所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
第六章 学生档案转递要求
第十五条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。
学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十六条 在校内跨专业、跨院系转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关院系；有关院系在接到学生学籍变更通知书后，应及时开具证明到学生工作部（处）重新编号整理存档。
第十七条 转到其他学校学习的学生，有关院系应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学生工作部（处）办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起一个月未收到回执者，学生工作部（处）应与档案接收单位联系，加以确认。
第十八条 由其他学校转入我校的学生，有关院系在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明前来学生工作部（处）存档。
第十九条 毕业生档案的转递工作，由招生就业处按有关规定组织实施。
第二十条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第二十一条 受退学、开除学籍处分的学生，学生办理离校手续后，其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。
第二十二条 当年未报到入学的新生，其档案由招生就业处转回生源所在地招生部门。
第二十三条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。
第七章 附 则
第二十四条 院系可根据本办法和自身的实际情况，制订本院系学生档案管理实施细则。
第二十五条本办法由学生工作部（处）负责解释。
第二十六条 本办法从颁布之日起开始实施凡以往规定与本办法相抵触的，以本办法为准。